A gestão do ativo imobilizado começa, essencialmente, pelo inventário do patrimônio da empresa. Este tipo de inventário é bem diferente do inventário de estoque e bem mais complexo, pois envolve mais etapas e está interessando em identificiar individualmente cada bem, levantando informações como fabricante, modelo, número de série, estado de conservação e o que mais o setor de patrimônio julgar necesário.

Em linhas gerais, o inventário patrimonial envolve quatro processos distintos:

  1. Levantamento Contábil
  2. Levantamento Físico (inventário físico)
  3. Padronização
  4. Conciliação

Levantamento Contábil

No início do trabalho, a base de dados contábil dos bens é levantada (geralmente fornecida pelo pessoal de contabilidade, do setor de compras, etc), classificada em função da espécie dos bens, docentro de custo, da conta e quaisquer outras classificações desejadas.

Levantamento Físico

O levantamento físico, também chamado de inventário físico, é a identificação dos bens tangíveis da empresa como prédios, veículos, computadores, mobiliário e afins com equiquetas de identificação patrimonial (como as da imagem ao lado) que podem ser feitas dos mais diversos materiais. Além da identificação física, os bens são cadastrados em um banco de dados que, ao final do trabalho, irá refletir os dados atualizados dos bens, incluindo o local onde se encontra, seu estado de conservação e quem é o funcionário ou setor responsável.

Padronização

Depois do inventário físico, é realizada uma revisão dos dados levantados a fim de encontrar e eliminar eventuais duplicidades e inconsistências, bem como padronizar as descrições dos bens.

Conciliação

Finalmente, as duas bases são confrontadas (físico x contábil) num processo de conciliação para identificar e atualizar cada um dos bens que compõem o patrimônio.

Durante esta etapa, são identificados e saneados, com ajuda dos responsáveis, os casos de exceção. Ativos que constam no contábil mas não não foram encontrados fisicamente, bens que estão nas dependências da empresa mas não constam no contábil, etc.

Ao final desta etapa, é gerada a base de dados final, no formato do sistema do cliente e uma carga, via importação direta ou interface customizada, é realizada.

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